בישיבת המועצה האחרונה הציג מבקר העירייה את הדו"ח של על פעילת יחידות מסוימות בעירייה. השבוע אנו מתמקדים על נושאים שהמבקר אורן ירמיהו בדק והמליץ את המלצותיו.
כזכור, מלבד הקורונה שפרצה לחיינו מבלי שהוזמנה ובטח בלי הודעה מוקדמת, התרחשו עוד מספר דברים אשר השפיעו על חיינו והדו"ח של המבקר מתייחס אליהם.
המבקר בדק ב-2020 את נושא המחשוב והדיגיטציה ברשות, שמקבל בימים אלה משנה תוקף נוכח האתגר העצום של שירות לציבור ועבודה בשדה הדיגיטאלי בזמן הקורונה.
הביקורת בדקה והתייחסה לא רק לנושא המיחשוב והדיגטציה כנושא בפני עצמו, אלא בעיקר בממשקים והחיבורים בין יחידות העירייה השונות. הנושא הזה הופך להיות קריטי, ואת הנתונים החסרים חשנו כתושבים במהלך שנת הקורונה כאשר היינו צריכים לקבל שירותים שונים מהעירייה.
מערך המחשוב והדיגיטציה
הביקורת בדקה ובחנה את תחומי הדיגיטציה והמחשוב בעיריית קריית שמונה, מתוך הבנה כי יש בכך כדי לתרום לייעול עבודת העירייה ולאפקטיביות השירות לתושבים, מתוך מאמץ לקדם חדשנות ודיגיטציה שיתרום למהפכה בשירות.
פערים עיקריים שנמצאו
בעיריית קריית שמונה פועל מנהל מחשוב בהיקף של יום עבודה בשבוע בלבד, עם תגבור של מספר שעות יומיות של טכנאי מחשבים נוסף. נמצאו פערים משמעותיים בסטנדרט המחשוב של עמדות העבודה, ביכולות הדיגיטליות של המשתמשים בכל הקשור לבעיות טכניות פשוטות, ניהול יומנים, משימות ודואר אלקטרוני ברמה הבסיסית, היבטי יכולות עבודה מרחוק ויכולת התמיכה הטכנית באגפים השונים בעירייה.
משאבי האנוש. אין תוכנה לניהול כוח אדם, הכוללת ניהול משובים, תיקי עובדים, תלונות ובקשות עובדים ועוד, תהליך גיוס העובדים מתנהל כולו בדואר אלקטרוני ללא ממשק ניהולי. בנוסף, תהליכי עבודה שאינם דיגיטליים ומצריכים משאבים אנושיים וניהוליים רבים.
המלצת הביקורת: להתאים את מערכות המידע לצרכים שמועלים על-ידי האגף ולהטמיע אותם, בשיתוף העובדים.
רוב הפניות לאגף לשירותים חברתיים אינן מתועדות במערכות הליבה ולא עוברות דרך מוקד מרכז ורובן נעשות בצורה טלפונית או בפנייה למייל יחיד של מנהלת האגף. קביעת הפגישות נעשית בשיחות טלפון, ואין שימוש בזימונים של יומן אלקטרוני. נמצא עוד, כי לא כל עובד באגף מוגדר כמשתמש במערכות המחשוב של העירייה וכי הקצב שהאגף צריך להשתמש באמצעים דיגיטליים אינו תואם את יכולות התמיכה העירייה לנושא זה.
עוד מומלץ, ל'תפור' עבורו חליפת צרכים דיגיטליים מותאמת לפעילות הייחודית הכוללת אבטחת מידע וצנעת הפרט. המלצת מבקר העירייה לרכז את כלל הפניות לאגף באמצעות מוקד פנימי שיתועד במערכות, יצירת דף דיגיטאלי שיאפשר רישום פנייה מרחוק ומעקב. יש לשפר את מערכות המחשוב להתייעלות ואפקטיביות עבודת האגף ואפיון סל מוצרים הדיגיטליים שיוטמע באגף לצורך שיפור השירות.
גבייה
אין סנכרון בין מערכת גבייה ואכיפת עיקולים של 'מילגם' לבין מערכת 'המטרופולינט'. עוד עולה מהביקורת שאין ממשק לניתוב פניות מוקד הקשורות למערך הגבייה.
מומלץ. להתאים את מערכות הגבייה כך שיעבדו בסנכרון עם מערכות המידע באגף ההנדסה לשם התייעלות גבייה בתחומי הנדסה (היטלים, אגרות וכיוצ"ב).
הנדסה
העובדים נאלצים לבצע פעולות כפולות במספר מערכות וחסר תקציב להשלמת GISייעודי קרקע. נמצא כי חסר ממשק בין מערכת בר טכנולוגיות למטרופולינט אשר יאפשר תשלום אגרות פיקדון, היטלי פיתוח ואגרות בנייה של תושבים בצורה דיגיטלית דרך אתר האינטרנט.
אין מערכת לניהול פרויקטים, לא באגף ולא בעירייה. חסרה תמונה ניהולית של נכסי העירייה.
מומלץ. לשדרג את המערכת כך שתאפשר גביית אגרות דיגיטלית וישירה, מה שיקל בצורה משמעותית על מבקשי ההיתרים. רכישת מערכת ניהול פרויקטים ומערכת ניהול נכסים חובה.
ביטחון
יש פערים בתשתיות התקשורת ובתקשורת האלחוטיתWifi במקלטים העירוניים, אין סל תקציבי לשדרוג תשתיתי מהרשות לגבי שדרוגים שיש לעשות ברמת העירייה הקשורים בהכנת התשתיות והמערכות לחירום. לא ברור אצל מי מונחת האחריות למתן חלופות במצב של נפילת רשת כללית בעת חירום, יש לבדוק היטב את הסכמי העירייה מול חברות מטרופולינט ובזק ביחס לסוגיה זו. היות ונושא הביטחון בחירום מורכב, האגף חייב בתיגבור משאבים בתחומי תשתיות המחשוב בשגרה ובחירום. הביקורת ממליצה להצטייד באמצעים דיגיטליים נוספים כמו: טאבלטים וכיוצא בזה בעת חירום.
עוד ממליצה הביקורת לתגבר את המשאבים בתחום התשתיות במקלטים וכן בחשיבה קדימה על המענים של לימוד מרחוק במקלט ועד מתן מענה לחיבור גלישה באינטרנט בזמן שהיה במקלט, מה שיסייע עד מאוד לתושבים ובעיקר לילדים להישאר זמן ממושך במקלטים.
לאור הממצאים וההמלצות של מבקר העירייה אורן ירמיהו, צריך לקוות, להתפלל ובעיקר לעקוב אחר יישום ההמלצות שכל כולן הן לטובת שיפור השירות לתושב.
ראש העיר והמועצה, מעבר למחמאות שהרעיפו על המבקר, נדרשות לקיים דיון מיוחד בו יביאו בפני המועצה וראש העיר את התוכניות שלהם לתקן את המצב, שבמקרים מסוימים גורמים לטרטור, עצבים, אובדן ימי עבודה ושירות לקוי.
נחזור לבדוק מה נעשה עם ההמלצות במועד המתאים, ועד אז בהצלחה לממליצים ולמתקנים.
דיגיטציה. כל הקשור לאיחסון, המרה, שימוש של נתונים דיגיטליים.
